Notion không chỉ đơn thuần là một ứng dụng ghi chép, mà nó là một công cụ cực kỳ đa năng, cho phép bạn lập kế hoạch, lưu giữ thông tin và tổ chức cuộc sống lẫn công việc theo cách riêng của bạn.
Từ việc viết và lưu trữ tài liệu, quản lý dự án, tạo cơ sở dữ liệu đa dạng, đến thiết kế trang web cá nhân, Notion có sức mạnh và sự linh hoạt để tạo ra những gì bạn yêu thích.
1. Notion là gì?
Notion là một ứng dụng tổ chức và quản lý công việc đa năng. Nó cho phép người dùng tạo, tổ chức và chia sẻ thông tin theo cách linh hoạt và sáng tạo.
Với Notion bạn có thể:
- Ghi chép và lưu trữ tài liệu
- Tạo và quản lý cơ sở dữ liệu
- Tổ chức kiến thức và học tập
- Quản lý dự án hiệu quả
- Xây dựng trang web
- Tạo những trang ghi chú đầy tính thẩm mỹ
- …
Bạn có thể tạo ra các bảng dữ liệu thông minh, ghi chú chi tiết, và xây dựng cơ sở kiến thức cá nhân hoặc đội nhóm. Không chỉ vậy, Notion còn cho phép bạn chia sẻ công khai hoặc riêng tư các trang, tài liệu của mình với người khác.
2. Lý do bạn nên dùng Notion
Credit: @ywzarchive
2.1 Tính linh hoạt và dễ tùy chỉnh
Notion là một công cụ vô cùng linh hoạt cung cấp một loạt tính năng để giúp bạn tổ chức công việc. Dù bạn là một freelancer hay đang làm việc cho công ty, Notion có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu trong công việc của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh giao diện làm việc của mình bằng cách chọn từ những template có sẵn hoặc tự tay thiết kế theo ý muốn.
2.2 Hỗ trợ hợp tác và làm việc nhóm
Hợp tác và làm việc nhóm là những yếu tố cần thiết của bất kỳ dự án thành công nào. Notion giúp cho việc cộng tác với người khác dễ dàng, cho dù đó là chia sẻ một trang đơn lẻ hay một không gian làm việc hoàn chỉnh.
Bạn có thể chia sẻ công việc của mình với các thành viên, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực. Điều này có thể giúp bạn duy trì công việc của mình và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu những gì đang diễn ra và không bị bỏ lỡ bất cứ điều gì.
2.3 Giải pháp tất cả trong một
Credit: flawlies
Thay vì sử dụng nhiều ứng dụng và công cụ để quản lý công việc, bạn có thể làm tất cả mọi thứ trong một ứng dụng như Notion.
Từ việc ghi chú và quản lý dự án đến quản lý, cộng tác đội nhóm, Notion đều có. Nhờ đó bạn dễ dàng tổ chức và tập trung, mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
3. Notion hỗ trợ chúng ta như thế nào
Credit: han collins
3.1 Trong công việc
- Quản lý dự án, tạo cơ sở dữ liệu cho các công việc, theo dõi tiến độ.
- Nơi lưu trữ tất cả thông tin và tài liệu liên quan cho nhóm của bạn.
- Làm việc trên các tài liệu, cho phép mỗi thành viên chỉnh sửa và để lại ý kiến.
- Tạo wiki công ty, chứa thông tin về quy trình, chính sách và văn hóa công ty.
- Đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ của cá nhân hoặc nhóm.
- Lên kế hoạch và tổ chức cuộc họp và sự kiện bằng tính năng tạo lịch trình và chia sẻ ghi chú.
- Sử dụng Notion cho việc tuyển dụng, tạo cơ sở dữ liệu cho các bài đăng công việc, hồ sơ và ghi chú phỏng vấn.
Giả sử bạn tạo một trang trong Notion được gọi là “Dự án ABC” cho dự án cụ thể mà công ty đang thực hiện. Trang này chứa các phần như “Mục tiêu dự án”, “Phân công công việc”, “Lịch trình” và “Tài liệu liên quan”.
Trong phần “Mục tiêu dự án”, bạn ghi lại mục tiêu chung của dự án, các kế hoạch và kết quả dự kiến. Bạn có thể thêm mô tả chi tiết và các chỉ số quan trọng để đánh giá tiến độ dự án.
Trong phần “Phân công công việc”, bạn tạo danh sách các công việc cần thực hiện trong dự án. Mỗi công việc sẽ có tên, người phụ trách và mức độ ưu tiên. Bạn có thể dễ dàng kéo và thả các công việc để sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Khi phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, bạn có thể gắn kết các trang con hoặc bảng tính để mô tả chi tiết công việc, đặt mục tiêu và ghi lại tiến độ. Các thành viên trong nhóm có thể cập nhật trạng thái công việc và chia sẻ thông tin, bình luận trực tiếp trên trang Notion.
Trong phần “Lịch trình”, bạn tạo lịch trình dự án với các milestone và deadline quan trọng. Bạn có thể sử dụng các biểu đồ hoặc bảng để hiển thị tiến độ dự án và theo dõi các giai đoạn quan trọng.
Cuối cùng, trong phần “Tài liệu liên quan”, bạn có thể chia sẻ các tài liệu, hướng dẫn, báo cáo và tài liệu tham khảo khác liên quan đến dự án. Điều này giúp các thành viên trong nhóm truy cập dễ dàng đến thông tin cần thiết và duy trì sự liên kết với các tài liệu quan trọng.
Với Notion, bạn có một nền tảng tổ chức và quản lý dự án mạnh mẽ, giúp tăng tính hiệu quả và sự tương tác trong công ty. Các thành viên trong nhóm có thể cùng làm việc trên cùng một trang, cập nhật thông tin, chia sẻ tài liệu và theo dõi tiến độ dự
3.2 Trong học tập
- Tạo lịch học, có thể thiết lập thời hạn và theo dõi tiến độ, đặt nhắc nhở cho các sự kiện.
- Tạo cơ sở dữ liệu tài liệu học tập, có khả năng tổ chức ghi chú, bài giảng và đọc theo khóa học.
- Cộng tác với các bạn cùng lớp trong các dự án nhóm, có khả năng chỉnh sửa tài liệu và để lại nhận xét.
- Tạo cơ sở dữ liệu về các hoạt động ngoại khóa và tổ chức.
- Sử dụng Notion để quản lý tài chính, có khả năng theo dõi chi phí và tạo ngân sách.
- Sử dụng Notion để tạo hồ sơ trực tuyến, giới thiệu các công việc học tập, các hoạt động ngoại khóa và kinh nghiệm của bạn.
Vi dụ, bạn tạo một trang gọi là “Môn học ABC” trong Notion cho môn học cụ thể mà bạn đang theo học. Trang này có các phần như “Lịch học”, “Ghi chú”, “Tài liệu” và “Bài tập”.
Trong phần “Lịch học”, bạn tạo lịch trình học tập cho môn học. Bạn ghi lại ngày, giờ và nội dung học trong từng buổi học. Bạn có thể sử dụng các biểu đồ hoặc bảng để hiển thị lịch trình và theo dõi tiến độ học tập của mình.
Trong phần “Ghi chú”, bạn tạo ra các ghi chú chi tiết về nội dung đã học. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề, danh sách, bảng và hình ảnh để tổ chức thông tin. Bạn cũng có thể gắn kết các tài liệu liên quan, như sách giáo trình, bài giảng hoặc tài liệu tham khảo, để dễ dàng truy cập và tham khảo sau này.
Trong phần “Tài liệu”, bạn có thể tạo một kho lưu trữ cho các tài liệu quan trọng của môn học. Bạn có thể tải lên các file PDF, tài liệu tham khảo, slide bài giảng hoặc các bài viết liên quan. Bằng cách lưu trữ tất cả các tài liệu trong Notion, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào chúng từ bất kỳ đâu.
Cuối cùng, trong phần “Bài tập”, bạn có thể ghi lại và quản lý các bài tập và bài kiểm tra của môn học. Bạn có thể tạo danh sách các bài tập, đặt deadline và đánh dấu khi hoàn thành. Điều này giúp bạn theo dõi và quản lý tiến độ làm bài tập và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
3.3 Trong cuộc sống thường ngày
- Tạo danh sách công việc hàng ngày, với khả năng ưu tiên và phân loại công việc.
- Theo dõi thói quen và lịch trình hàng ngày, với khả năng đặt lời nhắc và theo dõi tiến độ.
- Lập kế hoạch bữa ăn, lưu giữ công thức và thông tin dinh dưỡng món ăn.
- Giúp theo dõi mục tiêu thể dục và tập luyện
- Lập kế hoạch lịch trình du lịch và theo dõi đặt phòng.
- Quản lý danh sách đọc sách, với khả năng theo dõi sách đã đọc và thêm ghi chú hoặc đánh giá.
- Quản lý tài chính cá nhân.
Ví dụ bạn tạo một trang gọi là “To-Do List” trong Notion để ghi lại và theo dõi các công việc cần hoàn thành trong ngày. Trang này được chia thành các phần như “Công việc hôm nay”, “Công việc trong tuần” và “Công việc đang chờ xử lý”.
Trong phần “Công việc hôm nay”, bạn ghi lại các công việc cần hoàn thành trong ngày. Bạn có thể tạo các mục con để phân loại công việc theo danh mục như công việc trong nhà, công việc công ty, hay công việc cá nhân. Bạn cũng có thể đặt deadline cho từng công việc và đánh dấu khi hoàn thành.
Trong phần “Công việc trong tuần”, bạn ghi lại các công việc dự kiến hoàn thành trong tuần. Bạn có thể tổ chức công việc theo thứ tự ưu tiên hoặc theo ngày cụ thể.
Trong phần “Công việc đang chờ xử lý”, bạn ghi lại các công việc cần phải theo dõi hoặc chờ đợi sự phản hồi từ người khác. Điều này giúp bạn không bỏ sót các công việc quan trọng và đảm bảo tiến độ công việc luôn được theo kịp.
Bên cạnh việc quản lý công việc, bạn cũng có thể sử dụng Notion để quản lý lịch trình cá nhân. Bạn tạo một trang gọi là “Lịch trình” trong Notion và ghi lại các sự kiện, cuộc họp hoặc lịch trình hàng ngày của mình. Bạn có thể đặt thời gian, địa điểm và mô tả chi tiết cho từng sự kiện. Bạn cũng có thể thiết lập nhắc nhở để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn nào.
4. Một số khái niệm cơ bản trong Notion
4.1 Page trong Notion là gì?
Để cho dễ hiểu, bạn hãy hình dung một Page trong Notion giống như là một trang độc lập trong quyển sổ ghi chú hoặc một bài viết trên blog.
Bạn có thể tạo ra các Page để ghi chú, viết blog, tạo tài liệu, tạo danh sách công việc, và thực hiện nhiều tác vụ khác.
Mỗi Page trong Notion có thể chứa nhiều loại nội dung, từ văn bản, hình ảnh đến bảng hay cơ sở dữ liệu.
Page trong Notion mang tính linh hoạt cao, cho phép bạn tổ chức thông tin theo cách mà bạn muốn và tạo ra các trang tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của mình.
Bạn có thể tạo ra các loại trang khác nhau, chẳng hạn như ghi chú, danh sách việc cần làm, các mục nhật ký và kế hoạch dự án, và liên kết chúng với nhau để tổ chức cuộc sống và công việc một cách toàn diện.
Tạo ra một mạng thông tin rất có tổ chức có thể được dễ dàng điều hướng và tìm kiếm, giúp bạn dễ dàng tìm và truy cập nội dung mà bạn cần.
4.2 Block trong Notion là gì?
Nếu xem Page là một trang độc lập trong quyển sổ ghi chú, vậy thì mỗi Block chính là một dòng nội dung, một hình vẽ, một biểu đồ, hoặc bất cứ thông tin gì bạn viết vào trang giấy đó.
Block (khối) là đơn vị cơ bản nhất để tạo thành nội dung trong Notion. Block có thể là một đoạn văn, một hình ảnh, một video, một liên kết, một khối mã và nhiều loại nội dung khác.
Block có thể được di chuyển, sao chép và tổ chức lại trong một trang, và chúng cũng có thể được liên kết với các trang hoặc cơ sở dữ liệu khác.
Những loại block mà bạn thường sử dụng nhiều nhất trong Notion:
- Text
- Headers (H1-H3)
- Images
- Toggle Lists
- To-do lists
- Tables
- Call-outs
- Videos
- Maps
- Images
Trong Notion mỗi trang có thể chứa nhiều loại block khác nhau. Bằng cách sử dụng các blocks và trí tưởng tượng, bạn có thể tùy chỉnh và thiết kế các giao diện tinh tế và hấp dẫn. Tạo ra một không gian làm việc hoàn hảo cho cá nhân hoặc đội nhóm của bạn.
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Notion đó chính là việc một Block có thể biến thành Page, và ngược lại một Page có thể trở thành một Block.
4.3 Database trong Notion là gì?
Database trong Notion hoạt động tương tự như một thư viện với các kệ sách, và mỗi kệ đại diện cho một chủ đề khác nhau như tiểu thuyết, khoa học, lịch sử, v.v. Trên mỗi kệ sách, bạn có thể xếp sách theo thứ sắp xếp theo tên tác giả, thể loại, hay ngày xuất bản.
Trong Notion, database là một tính năng mạnh mẽ giúp bạn tổ chức và quản lý thông tin một cách hiệu quả.
Nó hoạt động giống như một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu, cho phép bạn tạo các bảng và các cột để nhập dữ liệu.
Bạn có thể tạo ra các mục, gán nhãn, sắp xếp và lọc dữ liệu trong Database. Điều này giúp bạn quản lý thông tin một cách cấu trúc, dễ tìm kiếm và sắp xếp.
Database trong Notion cũng cho phép bạn tạo các liên kết, tạo các công thức và xem dữ liệu trong các chế độ khác nhau, như bảng, danh sách hoặc lịch. Điều này giúp bạn tổ chức và xem xét thông tin một cách hiệu quả và linh hoạt.
4.4 Notion AI
Credit: Notion
Notion AI được xem như một trợ lý viết lách thông minh, giúp bạn trong việc sáng tạo nội dung, lên ý tưởng, chỉnh sửa văn bản, thóm tắt thông tin.
Với Notion AI thời gian của bạn được tiết kiệm và công việc của bạn được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Notion AI có thể hỗ trợ bạn:
- Viết Blog
- Viết bài cho mạng xã hội
- Tóm tắt nội dung
- Viết bài luận
- Viết Email
- Làm thơ
- Dịch thuật
5. Kết luận
Như vậy, trong bài viết này mình đã giới thiệu cho các bạn về Notion là gì và những lý do tại sao ứng dụng này hiệu quả trong việc tổ chức cuộc sống của bạn.
Dù là lãnh đạo doanh nghiệp, nhân viên văn phòng, hay học sinh, sinh viên… Notion luôn hữu ích cho công việc mà bạn đang làm.
Nếu là người đang tìm hiểu cách sử dụng ứng dụng này, bạn có thể xem thêm bài viết về 10+ mẹo hữu ích khi dùng Notion để hiểu thêm nhé.
